O síndico ou gestor tem como responsabilidade a manutenção da ordem e da organização de tudo que acontece em um condomínio.
Em muitos momentos, ele terá que resolver problemas e precisará que todos os moradores estejam cientes das suas ações.
Para evitar problemas de comunicação, o síndico precisa pensar em uma forma simples e eficiente de ter contato direto com cada morador.
Para emitir um aviso, qual é a melhor opção: digital ou convencional? Confira o novo post do blog Mundial e saiba mais sobre o assunto.
Avisos para condomínio
Existem diversas situações em que o síndico ou gestor condominial precisa emitir notificações, comunicados ou avisos para moradores do condomínio.
Manutenções, reuniões, mudanças no regulamento, novos serviços, cobranças, prestação de contas, eventos, atividades, eleição de conselhos ou até mesmo situações de emergência.
Para que todos estes avisos cheguem aos condôminos, é preciso de um sistema eficiente e que garanta que todos, de fato, vão receber a mensagem desejada.
Um dos principais exemplos são as assembleias de condomínio, que possuem regras específicas para sua convocação.
Assembleia de condomínio
De acordo com o Código Civil Brasileiro, a convocação para uma assembleia de condomínio deve ser feita com antecedência mínima de 10 dias.
A convocação deve ser feita por meio de aviso escrito, que deve ser enviado a cada um dos proprietários, por correio, fax ou e-mail, podendo ser fixado em local visível no prédio.
O aviso deve conter a ordem do dia, a data, hora e local da reunião e a indicação de que serão consideradas presentes as unidades cujos proprietários tenham comparecido ou enviado representante com poderes específicos para votar.
No caso da assembleia ordinária, que também serve para eleger novo síndico, é preciso que o aviso seja entregue para todos os condôminos, já que em alguns condomínios, existe um quórum mínimo para eleição do síndico.
Quadro de avisos do condomínio
O quadro de avisos em um condomínio é um local designado para que os moradores possam colocar informações, anúncios e avisos.
Ele é usado para comunicar informações importantes sobre o condomínio, como mudanças nas regras, eventos, problemas de segurança, entre outros.
É uma das formas de comunicação mais tradicionais para conectar os moradores e a administração do condomínio.
O que deve constar no quadro de avisos de um condomínio?
O quadro de avisos do condomínio receberá atenção dos moradores apenas se possuir avisos e anúncios úteis para todos. Caso haja apenas informações irrelevantes, o quadro acabará sendo ignorado.
Além de informações sobre eventos, manutenção e mudanças no condomínio, o quadro pode ter instruções sobre as áreas comuns e cópias de documentos importantes.
Os documentos que devem ser fixados no quadro de avisos do condomínio incluem:
Atas das reuniões do conselho de administração
Edital de convocação para assembleias gerais
Comunicados e informativos importantes da administração do condomínio
Atos e regulamentos do condomínio
Informações sobre cobranças de taxas e multas
Contratos e prestação de contas de serviços contratados pelo condomínio
Lista de contatos de emergência (por exemplo, telefones dos bombeiros, polícia, médicos)
Avisos de obras e reformas no condomínio
Alvarás e autorizações dos Bombeiros, Vigilância Sanitária, Batalhão Ambiental e demais órgãos fiscalizadores (caso necessário).
Avisos por meios digitais
Um quadro de avisos pode ser útil para centralizar informações e disponibilizar uma central física de comunicação com os moradores, mas ele precisa ter a tecnologia como aliada.
Atualmente, a grande maioria das pessoas está conectada à internet através de smartphones, tablets e computadores.
Sendo assim, a gestão condominial também precisa estar presente através dos meios digitais, garantindo com que todas as mensagens sejam entregues.
Muitos síndicos e gestores optam por criar grupos de WhatsApp para enviar avisos e comunicados, como os exemplificados acima. No entanto, o grupo de WhatsApp pode gerar outras dores de cabeça.
Por ser utilizado para comunicação pessoal, os assuntos podem se misturar. Com a divergência de opiniões e de formas de se expressar, são comuns as brigas e discussões em grupos do WhatsApp. Muitas delas, inclusive, podem gerar ações judiciais entre moradores ou contra a gestão.
Aviso urgente aos condôminos
Para exemplificar a importância de um sistema efetivo, considere a seguinte situação:
Um sinistro no terraço do prédio acabou contaminando a caixa d’água e todo o seu conteúdo. A água, que é consumida por todos os moradores, segue nos canos e chegando nos apartamentos.
Só fechar o registro geral e os registros individuais de cada unidade não basta, já que a água que está nos canos não é mais potável e precisa ser descartada.
O prédio tem 23 andares e 138 apartamentos. Os meios impressos não são instantâneos e nem todo mundo ficará sabendo. O sistema de som atinge apenas as áreas comuns. Indo de porta em porta, o comunicado pode levar muito tempo.
Entre todas as opções citadas acima, apenas um software de gestão condominial pode atingir todos os moradores em instantes.
Aplicativo de gestão condominial
Para a comunicação oficial de um condomínio, o mais indicado é o uso de um aplicativo de gestão condominial.
Por ele, a comunicação é centralizada, institucional e instantânea. Ao receber a notificação, o morador sempre terá noção de que se trata de um comunicado oficial.
Além disso, ele será notificado em todos os dispositivos cadastrados e o gestor terá um controle de todos os condôminos que já receberam a mensagem enviada.
Por último mas não menos importante: por se tratar de um meio oficial, o app também evita a discussão entre moradores, sendo uma linha direta entre o síndico e cada morador.
A ferramenta é desenvolvida especialmente para a comunicação no condomínio, trazendo dezenas de funcionalidades que vão facilitar bastante o dia a dia do síndico ou gestor.
A Mundial Administradora dispõe de um aplicativo de gestão condominial para auxiliar a comunicação com os condôminos, além de trazer praticidade e rapidez no envio de boletos, relatórios, reservas de áreas comuns, dentre outras funcionalidades.
Fonte: uCondo